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探讨会计电算化的问题与改进经验

我国的会计电算化工作,从20世纪70年代末开始,经历了尝试阶段、自发阶段和商品化稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件以及ERP的发展阶段。在这20多年的发展过程中,会计电算化在我国得到了迅速的普及和提高,全国数以万计的企业单位已经用财会软件代替手工核算。会计电算化以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎。目前,我国会计电算化工作仍处于较低的层次,在实际应用中存在着一些问题并积累了一定经验,通过探讨旨在推进我国会计电算化向更深层次发展。  

    一、会计电算化过程中的问题  
    通过长期的实践,在企业会计电算化应用中存在着一些制约问题。这些问题既包含人的因素也包含软、硬件以及政策因素,概括起来主要表现在以下几个方面。  
    1.从业人员知识结构不合理一方面,虽然会计人员所掌握的知识、理论能够满足手工会计核算,但会计电算化工作对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员掌握一定会计专业知识,还要掌握相关的计算机、财务软件的操作以及相关设备的保养和维护知识。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的使用方法掌握的不够熟练,对软件的认识存有局限性,对运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。另一方面,会计软件开发人员知识结构构成不合理。我国会计软件开发初期主要由计算机人员为主进行开发,虽然他们有丰富的计算机专业知识,但对会计、审计、财务、管理等方面的知识了解不多,因此严重影响了初期的软件需求设计,导致计算机技术不断升级,而会计功能徘徊不前的尴尬局面。  
    2.操作人员安全保密意识差安全性问题主要是指,一旦软、硬件出现故障或病毒侵入,数据的安全、可靠性就受到威胁;加之数据资料的存储介质发生变化,如果资料没有定期打印存档或随机备份不及时,一旦出现故障,则损失惨重,无法弥补。另一方面,保密意识淡薄也易造成巨大损失,这主要表现为操作权限设置不当,操作管理不严。实际工作中因为操作权限设置不当和口令密码不严或者未做到专机专人专用而造成的会计责任事故时有发生。特别是随着计算机网络的发展,由于在lnlernet上任意访问或下载导致病毒入侵和黑客攻击,致使系统崩溃和网络瘫痪的案例也越来越多。  
    3.软件技术水平低由于数据库系统功能不足,导致会计软件无法满足多用户使用的需求。许多企业的会计软件开发时选用了小型桌面数据库系统,如Access、Foxbase、Paradox等。这些数据库系统功能薄弱,主要面向单用户,无法适应多用户并发使用,功能单一,因此越来越无法满足企业日常需求。另一方面,目前我国市场上大多数会计软件为商业通用型,企业专用软件较少,随着企业规模的不断扩大,通过软件的二次开发来达到某些特殊要求,往往成本太高,而且开发出来的成果难以与已有的会计系统配套衔接,反而影响了企业的发展。  
    4.硬件更新换代慢随着网络和多媒体化办公的日益兴起,企业原有的电缆局域网,小型服务器、低配置电脑已难以适应时代的发展,一些大型企业已率先建立起光纤骨干网,办公室无线网络,配备了高性能服务器、路由器、主流多媒体电脑、磁带备份机、高速票据打印机等办公自动化设备。这些设备不但有利于大型会计软件的应用而且大大提高了工作效率。  
    5。政策法规滞后现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的,会计电算化后,从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点对财务会计制度做出相应的修改。财务会计制度的滞后已影响了会计电算化的发展。
    二、会计电算化改进经验  
    企业针对以上问题,可以分别采取以下几个方面的措施加以改进:  
    1。会计电算化给会计工作增添了新内容,因此从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构。一方面,加强对会计电算化专业知识的培训,使财会人员熟练掌握必要的计算机知识,不断提高操作技能。另一方面招聘专业会计电算化和计算机复合型人才用于软件开发和维护。并充实到财会人员队伍中。  
    2。加强安全保密制度的建设和执行。  
    (1)建立严格的会计电算化档案管理制度,及时备份数据。  
    电算化会计档案的管理与保存容易忽视,由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB 备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。按时清理磁盘备份,每年至少进行一次过期数据清除。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统信息。  
   (2)实行必要的内部控制①实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任②建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。  
    ③从电算化软件的设计入手,增加软件本身的限制功能。  
    ④强化审计线索制。  
    ⑤建立进入网络环境的权限制。  
    ⑥增强网络安全防范能力。  
    为了提高网络会计信息系统的安全防范能力,应采用一些措施,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证。授权等。  
    3.完善软件功能,更新必要的硬件设备应采用大型数据库作为数据存储工具,诸如 SYBASE、INFORMIX、ORACLE、SQL SERVER等大型数据库。电算化软件所要处理的是大量重要的数据和信息,对软件所要支持的数据库的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求,而大型数据库具有安全、数据存储量大、查询方便等特点,能适应各种管理的要求。在软件开发中还应充分考虑应用互联网技术。互联网技术是这几年电子通讯技术中发展最快的技术,能够实现网络化管理、移动办公、并保证体系开放、支持电子商务;实现财务集中式管理、动态查询、实时监控、远程通讯、远程上网服务、远程查询等。制定办公设备更新计划,淘汰老旧硬件,以适应软件和业务发展的需要。
    4.加快会计制度研究与改革步伐,制定相应的配套措施和法规。  
    三、趋势展望  

    当前会计电算化工作注重软件的个性化,强调与企业管理信息系统相集成并服务于企业自身,在经济全球化的今天,跨国企业、虚拟企业等新的经济组织不断出现,投资主体多元化,会计电算化要转变其服务于企业内部的思路,遵照国际会计准则,参与国际竞争。根据共同的会计规则和基础构建基于互联网的会计信息系统,即网络财务概念。另一方面,随着财会软件的不断升级,提高了智能化,使得财会人员有更多的时间参与财务分析和决策,这也促使着广大财会人员从单纯的事务核算型向财务决策型转变。

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